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你宝贵的工作时间都去哪儿了?

责任编辑:贾世华 作者:贾世华编译 |来源:企业网D1Net  2015-08-25 08:07:53 原创文章 企业网D1Net
使工作效率降低的罪魁祸首之一无疑是工作中断。那么,是什么造成了工作中断,又如何来战胜它呢?专家对引起分心的最常见的情况/因素进行了调查研究,并给出了一些克服它们的建议。 工作中最常见的5种分心的情况/因素及战胜它们的方法 根据来自Weekdone的一项研究,一名普通员工,每隔3分钟其工作就会被打断一次,而再次切换到工作场景继续工作需要23分钟。这些类型的工作中断使工作效率降低而给企业造成的损失,每个员工每年大约达10375美元。 以下是工作中最常见的5种分心的情况/因素及战胜它们的方法。 智能手机/网络/社交媒体 在能接触网络,社交媒体和智能手机并无限制地使用它们的情况下,你会发现,工作过程中会出现无数次的分心,工作无数次地被打断。当然,避免这种隐患的最简单的办法就是直接关机。不过,还有另外一种选择,那就是给你自己设定界限,仅在休息和午餐时间查看手机和社交媒体,并设定一个警报以限制你在这上面花费的时间。 尽管许多公司已经制定政策,在工作中,禁止使用个人智能手机,甚至禁止访问社交媒体及和工作无关的网站,不过专家不太推荐这种方法,因为这样做会伤害感情,降低工作热情,逼走精英人才,使结果往往实际上适得其反。 电子邮件 电子邮件是最能提高工作效率的工具之一,但是如果不能恰当地使用它,它反而会成为工作效率的最大杀手之一。应该避免每收到一封新邮件就马上回复这种情况,正确的做法是,在白天留出一些特定的时间来阅读和回复邮件。根据Payscale.com的建议,不要一登陆就把发送电子邮件作为第一优先级,尤其是在你有其他急需取得进展的工作的情况下。 会议 俗话说,会议,实际上代替了工作。相信没有哪一个有自尊的企业想要宣传它的效率不高,不专注,缺乏明确的方向或目标,或者他们经常无故浪费千百万美元。然而,这些的的确确发生在了每天的会议中。Working Simply公司的核心人物也即其创始人Carson Tate,是一个管理咨询顾问,同时也是《简单工作》这本书的作者,他表示,会议很少能促成可行的工作。员工每周在会议上花费六七个小时,然后在一天快要结束的时候才开始做他们本来应该做的工作。 当你的员工把大部分时间花在开会上的时候,除了更多的会议以及开会变成你整个企业的文化,不会产生任何东西。 采取具体的步骤以确保合适的人参加会议,并在会议后付诸实际的行动以避免浪费时间,精力和金钱。 门户开放政策 Ed Brown是一个效率和工作流程顾问,他同时是科恩布朗管理集团(Cohen Brown Management Group)的总裁,联合主席和创始人,还是《降服时间大盗:找回被偷走的宝贵时间》(The Time Bandit Solution: Recovering Stolen Time You Never Knew You Had)这本书的作者,他表示,尤其对那些管理者来说,虽然理论上“你需要任何东西,任何时候你需要它”的政策听起来不错,但实际上,它会导致混乱和分心。诚然,尤其作为一个管理者,你需要在那些需要你支持和帮助的人那里,但是你也必须认识到,你的时间和精力是重要的。在所有的分心和杂念中,你怎么能做成任何事情呢?你必须在提供支持的时间和宝贵的工作时间之间分析和求取一个平衡。做到这一点的一个简单的方法就是简单地设定与员工约见的特定时间,而不是鼓励他们随时都可以来打断你的工作。 同事 如果不是在设备精良并采取有效措施的情况下,开放式工作区会导致分心和工作效率降低。Brown表示,你和同事之间仅有一个小隔间的薄墙相隔。你知道他们什么时候吃午饭,他们正在吃些什么。你能听到他们打电话,听到他们听音乐,甚至听到他们打字的声音,所有这些都会使你分心。 应对这种使人分心的情况的方法有,可以购买一些降噪耳机,可以预定一个小时左右的私人会议室,或者为了提高工作效率,向你的上司申请是否可以一周在家办公一两天。Brown补充说,不要害怕说出来,以提高工作效率和更好地一起工作为由,礼貌地请求你临近的同事控制噪音,这对于你们长远的同事之路来说,无疑是个明智的选择。
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