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CIO:我们要怎样的OA?

责任编辑:jcao 作者:曹建菊 |来源:企业网D1Net  2016-03-21 16:19:50 本文摘自:企业网D1Net
随着纷享销客与钉钉在各写字楼宇的广告大战,OA移动办公好像很短时间便被大众所认知与接纳。当然,现在的创业型企业动不动的就准备做平台,缘于办公自动化的范围的确很大,弹性更大。随着技术的发展,OA的领地可能也会越来越大。 今天,我们抛开资本的噱头不论,从CIO的角度来看OA的发展。万勇,金山软件集团CIO,擅长大型企业和互联网企业信息化,对企业级OA颇有研究。 上图为:金山软件集团IT总监万勇 OA本质:多数员工使用的与业务相关的信息系统 OA曾经被认为早已过气,并以各种各样的替身出现在信息化的舞台之上。万勇认为: OA系统的基本特点有二,一是多数员工使用,二是业务相关。比如只是HR部门员工使用,普通员工不用或很少用的系统,叫HR系统,但如果普通员工在其中办理入转调离流程,以及请假考勤的,就算是OA范畴。 再如:主要是财务人员使用,普通员工不用或很少用的系统,叫财务系统或ERP系统,如果普通员工在其中办理报销借款的系统,也是OA范畴。因此, OA系统的使用人是大多数员工而不是特定的一些部门或专业岗位并具有业务相关性。业务相关性是指OA系统的功能和企业的个性化业务开展、运营管理相关,而不是通用的。比如邮件、IM、office办公软件虽然也是广义的OA,但一般说不能算OA系统,因为其功能是通用的,个性化极少。 OA应具备的五大功能 信息门户: 新闻公告、 规章制度、知识文档、企业网盘 业务流程(含运营数据+主数据,是企业结构化信息的主要来源):组织结构,汇报关系;各种业务流程,包括与人相关的入转调离,与物相关的采购领用调拨,财务报销,公文审批,权限申请等等各种流程;流程相关的报表、监控、分析;流程相关的主数据管理;业务流程的发起和审批等。 企业社交:包括专门的企业社交功能,如企业IM、企业微博或论坛;公告社交平台信息的采集,整理等。 各种常用办公组件和基本功能:常用办公组件,如会议室预定,调查问卷,在线考试,办公用品;基本功能包括丰富细致的权限管理和日志功能,可以作为单点登录的入口等等。 各种IT和智能办公设备的数据集成:根据员工账号集成复印机,电话,扫描仪,考勤机等,自动获取设备运营数据; 根据员工账号集成VPN,交换机等网络设备等。 OA的四大方向 万勇说,“今天的OA还不够好。远不够好。作为一个企业的信息化负责人,想找到一款满意的OA系统非常困难。不论是百里挑一,还是一见钟情,选择了OA之后,总会发现实施难度比计划大很多,使用效果比想象中差很多,游走在用和停用的边缘。其根本原因其实是OA产品不够好。” 万勇建议,OA产品应围绕用户检验展开,并把握产品的各种技术方向,真正让OA能用起来。 1、用户体验 OA系统设计逻辑是“系统怎么做你就该怎么用”,操作繁琐,界面难看,从不为使用者方便着想。用户体验分为四部分:视觉体验,交互反馈,功能逻辑,满足感。 视觉体验即UI,就是系统的每一个页面和元素都应该看上去美观、舒适、协调、轻快。这需要从页面元素的布局、焦点、大小、颜色、间距等等方面都精心设计,并且在一个系统里保持系统的视觉风格。 交互反馈即UE,就是系统的操作者在使用系统时的交互过程,好的交互应该是在该出现的时候交互信息,在没必要的时候就没有交互信息。比如表单信息的填写提示,默认打开表单时填写提示信息应该越少越好,如果填写正确就不必提示,如果填写错误再给出有针对性的提示,比如“密码长度不够”而不是“密码错误”。 功能逻辑是更深一层的用户体验问题。比如有些系统的报表查询将大批字段逐个列出,让用户输入查询条件,貌似功能强大,但实际上非常难用,如果像搜索引擎一样在一个通用的文本框中输入查询条件,用户的使用感受和效率就会高很多。 满足感是用户在使用系统的过程中获得的一些额外的精神收获。比如积分、奖牌、赞、虚拟礼物,等级,或者是直接的类似打游戏的愉悦感。虽然OA本质上是劳动工具,似乎每个人都应该敬而远之,但实际上工作是能给人带来快乐的,OA系统也可以让人获得快乐,甚至是类似打游戏的成就感。 2、实现系统集成 CIO都希望能打通企业信息孤岛,因此,优秀的OA系统应当连接企业的一切系统,成为企业的数据中心,成为企业信息系统的核心。孤立的OA系统不能实现真正的办公自动化。 OA系统应该和ERP,CRM,PDM,MES等业务系统集成,以实现人员、部门、客户、供应商、物料、固定资产、BOM、采购订单、销售订单、费用单据等等主数据的统一一致,并且实现从业务需求人发起申请到业务系统完成处理的完整的端到端的流程,保证各系统的信息随时一致。也保证OA中能出具给各级管理者看的报表。 OA系统也应该和AD、邮件、IM、SVN、JIRA、门禁考勤、动态密码等基础系统集成,以实现员工账号权限的一致性,既提高入职员工开通权限的效率和准确性,也降低离职员工权限忘记收回的风险。 公司内部系统的集成只是第一步,OA系统还应当承担起跨公司的数据交换,比如将采购订单数据和销售订单数据直接发给上下游合作公司,实现企业间的无缝协作。 3、业务灵活性 用户体验让用户喜欢OA,系统集成让用户离不开OA,但是OA还有一个命门,就是灵活性。“业务流程”是OA系统最重要的功能,最能体现系统给用户带来的价值。但是“业务流程”恰恰是善变的,通用的流程设计工具目前远远不能满足用户的需要。万勇建议:若想本质上改变对业务灵活性的支持,可以从以下两方面着手: 建立丰富的流程模型库,让用户不是从零新建流程,而是挑选合适的流程使用。从量体裁衣变为挑选成衣。 建立可视化的所见即所得的流程建模引擎,包括表单引擎(用户可以像使用excel一样绘制修改流程表单),流程引擎(用户可以像使用visio一样画图,并点击右键定义各种流转规则),最重要的是,用户可以完全不用代码就实现符合逻辑的流程调整。 4、 保证技术先进性 现在的OA系统必须满足移动应用、微信接入,智能设备接入等要求,这就必须保证技术的先进性,与时俱进。
关键字:OA CIO 万勇 本文摘自:企业网D1Net
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