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企业文件的共享指南

责任编辑:cres 作者:Pedro Hernandez |来源:企业网D1Net  2018-05-09 10:19:40 原创文章 企业网D1Net
企业文件同步产品不仅仅是一种存储技术,而且已经成为一种帮助员工在个人电脑、笔记本电脑、手机和平板电脑上开展高效工作的重要协作工具,特别是在移动环境中。以下是企业的技术经理应该了解的有关文件同步和共享解决方案,以及它们在组织中的作用。
 
什么是企业文件共享?
 
通过Dropbox Business,Box,OneDrive和其他基于沙龙国际手机版的产品,企业文件共享(也称为文件同步和共享解决方案,EFSS)允许用户使用多个设备或Web浏览器安全地访问其业务文件的副本。
 
通常,他们将指定文件夹的内容,副本存储在提供商的云存储系统中,并将这些副本分发给用户的其他设备。例如,当对一个设备上的文件进行更改时,该解决方案也会自动分发这些更改。这是“同步”部分。
 
就文件共享功能而言,这些服务允许同事在文件上进行协作,而不会采用电子邮件的附件来混淆彼此的收件箱。这有助于减轻电子邮件沙龙国际手机版的压力,并使企业能够防止同一文件的多个旧版本弄乱他们的系统,并使工作流程变得复杂。
 
通常情况下,通过电子邮件发送、发短信或发送由服务生成的URL,或通过从服务共享选项中出现的联系人列表中进行选择,可以共享文件,前提是这些用户也注册了该服务。考虑到适当的权限,稍后用户可以编辑共享文件,并将这些更改自动分发给他们的同事,确保团队中的每个人都在使用最新版本。
 
如果其中一些更改不正确,或者更糟糕的是文件被意外删除,那么该怎么办?
 
不要为此担心。Dropbox Business和其他服务提供文件恢复功能,允许用户恢复丢失的文件和文件夹。同样,它们经常保留文件历史记录,随着时间的推移对给定文件进行快照,允许用户恢复旧版本。
 
加密是主要的企业文件同步和共享服务的一个给定设置,使潜在的攻击者难以搜集任何有用的数据。他们通常还提供强大的访问管理功能,并提供与Active Directory以及其他身份管理和访问控制平台的集成。除了防止数据泄漏之外,还使组织可以将强大的或定制的身份验证功能扩展到其用户,同时还可以节省时间,例如单点登录。
 
对于选择内部部署文件传输解决方案的组织也是如此。这里最主要的好处是IT部门可以完全控制存储和安全性的管理。
 
文件同步和共享与备份的区别
 
尽管在某些方面类似,但文件同步和共享与备份并不相同。
 
当然,文件同步和共享产品可以帮助企业恢复文件,如果硬盘驱动器发生故障或个人的电脑发生故障,就不能提供完整备份解决方案的数据保护功能。在个人电脑和移动设备上,备份可以帮助用户在灾难发生之前将整个设备恢复到其原来的状态。
 
如上所述,文件同步和共享产品将帮助用户在出现问题时恢复文件,但恢复的文件并不多。存储在这些解决方案所使用的文件夹之外的任何文件最终都会丢失。实质上,这些解决方案旨在增强协作和生产力,并且它们所包含的任何数据保护功能都是额外的优点。
 
在业务环境中,集中管理的备份是一种可行的方式。这确保正确的流程、策略和安全标准得到更好的应用。企业文件同步和共享虽然在某些情况下是一个很好的安全网,但常常不能提供全面的数据保护。
 
文件同步和共享实施
 
在部署企业文件同步和共享产品之前,需要考虑以下因素:
 
•沙龙国际手机版或本地部署的数据中心?
 
凭借信用卡,企业就可以通过即用即付定价将用户设置为基于沙龙国际手机版的服务。IT专业人员希望确保他们拥有网络带宽,以适应这些应用程序所产生的额外互联网流量。
 
采取本地部署的方法需要一些前期成本,但他们可以全面控制文件同步和共享操作。对于那些工作人员经常合作处理涉及高度敏感或隐私信息的文件的企业而言,这是一项特别有吸引力的建议。
 
•考虑到移动性
 
文件同步和共享解决方案(EFSS)是移动生产力的代名词。虽然企业所关注的解决方案拥有强大的移动应用生态系统是一个安全的选择,但其应用程序和集成满足企业的业务需求至关重要。
 
最终用户将需要能够让他们快速访问智能手机、平板电脑和个人电脑上的文件的应用程序。诸如内置查看器、通知,以及与第三方应用程序集成的功能,使用户能够在移动设备上编辑和保存文件,这对于保持移动工作人员的满意度至关重要。
 
•企业级可管理性
 
与此同时,IT管理人员将需要具有企业级管理和安全功能的产品。如果它与他们组织的企业移动管理解决方案配合良好,它也会有所帮助。
 
优秀的文件同步和共享解决方案(EFSS)将有一个策略引擎,可以帮助组织严格控制其数据,防止未经授权的文件共享或在个人电脑损失或电话丢失时撤消访问。要查找的功能包括单点登录支持、多因素身份验证和权限,允许企业将文件共享限制为可信用户,或者防止设备丢失或恶意员工远程清除数据。
 
采用移动设备管理解决方案,管理员可以集中管理解决方案,添加更多层次的安全性,并对个人设备上的组织数据进行控制。它还有助于抵御影子IT或未经批准的用于工作目的的应用程序。
 
注意文件共享的安全性
 
由于大多数文件共享活动使数据离开企业防火墙的范围,因此安全性是一个主要问题。
 
不过,除了一些早期的失误之外,如今的公共云文件同步和共享解决方案具有世界级的安全性和加密功能。对于来自Egnyte,EMC Syncplicity和Citrix ShareFile等公司的本地部署的解决方案也是如此。为了两全其美,许多企业采用混合方法。
 
Egynte、EMC和其他提供商提供的内部部署服务通常包括一个混合组件,允许组织利用公共云将其文件共享服务扩展到其全球员工和合作伙伴。安全、隐私和访问控制等措施也随之而来,允许企业严格控制数据流入和流出组织的安全文件共享。
 
多因素身份验证是另一个有用的功能,即使他们收集用户的密码,也可以保留未授权的用户,尽管如果用户登录匆忙,可能会给登录过程带来一些问题。目录和身份服务集成可帮助组织进一步控制对敏感文件的访问。
 
最后,不要忽视数据隐私的安全保护。
 
企业需要确保其供应商符合或有助于确保遵循健康保险可携性和责任法案(HIPAA),欧盟的一般数据保护条例(GDPR)或其他监管计划,以管理其行业如何处理私有数据。数据丢失防护(DLP)支持也很有帮助。集成行业领先的DLP解决方案将有助于企业阻止企图不必要地共享包含社会安全号码、信用卡或机密信息的文件。
 
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